(301) O que é auditoria administrativa de condomínio
Ao longo de mais de 30 anos, atuando profissionalmente junto a condomínios, desenvolvi uma posição sobre o que vem a ser uma auditoria de condomínio que é sólida o suficiente para afirmar que não tem relação com nenhuma outra forma de auditoria usualmente realizada em outros tipos de pessoa jurídica. E, a base dessa conclusão advém justamente da forma como a lei enquadra e regula os condomínios.
O condomínio é uma personalidade jurídica e com particularidades muito especiais. Em primeiro lugar é uma organização sem fins lucrativos, com objetivo de gerir um bem comum, o que já a coloca em uma posição diferenciada. Outra característica peculiar é que é gerido por contratos (convenção e regimento interno) criado pelos proprietários que cedem a gestão a um mandatário denominado síndico. A rigor, convenção é o contrato que constitui o condomínio, e o regimento interno é o contrato que institui as regras de convivência. Para tornar a situação ainda mais peculiar, o síndico é um mandatário (recebe um mandato) que pode delegar parte das suas atribuições a terceiros, embora não deixe de existir a sua responsabilidade civil e criminal sobre atos próprios ou desses terceiros.
Nesse contexto, essa explicação foi dividida em três partes: começa com uma análise do síndico como uma função que recebe a delegação de responsabilidades, a seguir mostra uma análise do conselho que fiscaliza o síndico e termina com a explicação sobre a auditoria administrativa de condomínio, detalhando a estruturação da auditoria administrativa de condomínios.
Essa contextualização é importante justamente por ser ignorada ao se contratar um auditor e tem uma importância enorme sobre como a auditoria pode ser necessária ou, simplesmente, dispensável em alguns casos. Não entraremos profundamente na visão legal, definida pelas leis, porque isso é de conhecimento público e notório, abordaremos o essencial para justificar algumas afirmações. Havendo pedidos poderemos complementar as explicações abaixo em outro post, para isso comente no final desse post tanto pedindo alguma nova explicação como algum outro assunto que envolva a auditoria administrativa.
O síndico
O síndico ao assumir essa função exerce exatamente as mesmas funções que qualquer administrador profissional, que são:
planejar - propor ações futuras e descrever como os recursos serão disponibilizados para atingir os objetivos;
organizar - conduzir o bom funcionamento da organização de forma a que os recursos humanos e materiais se coordenem da melhor forma;
dirigir - Ter para si o comando e fazer com que seus comandados executem as tarefas a contento;
controlar - Executar ações de verificação e rastreabilidade das ações tomadas e dos recursos humanos e materiais disponíveis.
Então, ao se fazer uma auditoria de condomínio, o que deve ser analisado não é, sob hipótese nenhuma, nada que esteja fora desse âmbito. Então, vejamos como entram os questionamentos mais comuns solicitados por inúmeros clientes (condomínios) que contrataram auditoria e onde se enquadram nas funções analisadas:
O síndico está roubando? Isso é possível apurar com base nos documentos financeiros. O condomínio não tem contabilidade (não é exigência da lei) e, portanto, a única forma de realizar auditoria nisso é a partir da garantia de que todos os recursos financeiros estejam sendo transitados exclusivamente por contas correntes bancárias, por serem impedidas de alteração. Quanto aos recursos materiais, isso se faz por meio da própria evidência da existência física ou não dos materiais e, em último caso, por denúncia da comissão fiscal na própria prestação de contas. Subentende-se que quando a comissão fiscal não avalia e anota a prestação de contas antes da entrega ao auditor, ela está se omitindo de sua responsabilidade ou, em uma situação pior, ao fazer após a análise da auditoria, está procrastinando sua atuação.
Teve algum benefício extra obtido nas compras? Essa pergunta só é possível de identificar em 2 situações: por denúncia do conselho na pasta de prestação de contas, por anotação simples ou por experiência do auditor. Esse último caso supõe que o auditor já tenha anos de experiência e vivência pessoal nessa atividade, de forma suficiente para identificar indícios. Uma das consequências dessa desconfiança de indícios ou da anotação do conselho fiscal é que o auditor faça uma nova cotação com fornecedores, inclusive o da compra em foco, para verificar a razoabilidade do valor gasto.
Estão sendo controlado corretamente os recebimentos de cotas? Nesse tópico, o mais comum é que essa função seja delegada a uma administradora de condomínios. Sobre esse assunto, a qualificação dessa empresa de apoio administrativo deve ser realizada com muito cuidado. O auditor busca conciliar as contas bancárias com os relatórios fornecidos pela administradora e pode optar por vários métodos (que não cabe aqui explicar) buscando por baixas de cotas realizadas sem o recebimento, recebimentos sem baixa de cotas, dispensas de pagamento de juros e multas, recebimentos em contas que não são do condomínio, e outras fraudes relativamente frequentes.
E a inadimplência? O controle de inadimplência é observada pelo auditor de dois ângulos. O primeiro é se o percentual é razoável com o momento atual e compatível com os outros condomínios observados em outras auditorias recentes. E o segundo refere-se às providências que o síndico toma para o recebimento. É normal que o auditor se fixe em uma ou mais unidades e cobre do síndico quais são as providências que estão sendo feitas.
Vai auditar a contabilidade? Não, pelo simples motivo de que não existe contabilidade do condomínio, ela é apenas uma contabilidade gerencial e que não segue, necessariamente, nenhum dos fundamentos contábeis. Mas, analisa todas as movimentações financeiras, o que na prática significa verificar se as entradas e saídas de recursos estão corretas.
Mas, é lamentável que os itens realmente importantes para a administração não sejam realmente cobrados do auditor, ou seja, as quatro funções do administrador estão sendo executadas corretamente? Então, vejamos as perguntas que o auditor deveria ouvir:
O planejamento está bem feito?: o orçamento foi realizado de que forma e as previsões de gastos adicionais serão financiados com qual recurso. O auditor administrador questiona e confirma se essa forma de obter recursos adicionais está dentro da lei e de acordo com a convenção.
A organização do condomínio está bem feita?: O auditor observa se as funções operacionais do condomínio estão em funcionamento normal (elevadores, portaria, segurança, registro de ponto, etc). Essa auditoria não é realizada mensalmente, mas com regularidade anual com base em apenas um passeio e uma rápida conversa com os empregados do condomínio - normalmente isso é feito pelo auditor sem aviso e sem comunicação ao síndico e exige uma certa vivência para perguntar de forma a não transparecer uma real avaliação do síndico.
A direção está sendo feita corretamente? Esse é um ponto um pouco menos óbvio de se identificar. O auditor observa aspectos visíveis que são consequência de uma má direção - já foram observados em condomínios situações que vão desde imundice de elevador até colunas com a ferragem aparente, vazamento de esgoto e vazamento de piscina nos andares de estacionamento abaixo.
Está tudo sob controle? Ou seja, todo o dinheiro que entra está registrado e o que sai tem justificativa válida de acordo com as leis e convenção? Está sendo respeitado o planejamento (orçamento anual, especialmente)? A convenção está sendo cumprida ou há irregularidades? Estamos com as obrigações trabalhistas em dia? Temos dívidas trabalhistas ou fiscais pendentes? Estamos sonegando impostos?
Uma visão adicional exclusiva do auditor administrativo é sobre o risco da gestão - a análise disso é parte da formação em administração, mas raramente se ouve essa visão em outras atividades que não ligadas a gestão de algo. Qualquer atividade administrativa traz riscos porque as decisões são sempre questionáveis e quando citamos sobre o risco da gestão é justamente sobre a possibilidade de que o síndico cometa erros justamente porque essa atividade de administração não é tão rígida como a engenharia. Veja um pouco mais sobre a questão dos orçamentos para obras nesse outro post aqui.
Do ponto de vista da Administração, a coletividade dos proprietários se apresenta como uma conjunto que é um único proprietário, de forma monolítica, que contrata o serviço de auditoria em um contexto que, além de ser definido pelas leis que regem os condomínios, é regida por contratos denominados convenção e regimento interno. Esse conjunto de leis e contratos atribuem na forma legal um mandato a uma pessoa denominada síndico. Sendo um mandato, as obrigações do mandatário são as mesmas que o código civil apresenta, especialmente, "O mandatário é obrigado a dar contas de sua gerência ao mandante, transferindo-lhe as vantagens provenientes do mandato, por qualquer título que seja" (Lei No10.406, de 10 de janeiro de 2002, Art. 668).
Esse artigo da lei traz em si um dos pontos fundamentais da auditoria administrativa: a busca por vantagens provenientes do mandato para que sejam levadas para a assembleia de proprietários para que essa decida pelo ressarcimento. Levando essa visão a um caso específico, a auditoria administrativa de condomínio compreende que se o síndico obteve algum benefício em alguma operação da sua gestão, esse valor é devido ao condomínio, antes que esse faça uso do seu dever de cobrar pelo ressarcimento.
Por isso, existe a análise e busca por vantagens indevidas do síndico no exercício do seu mandato no período sendo auditado.
Por exemplo, é comentado em rodas e grupos que alguns fornecedores têm como hábito retornar parte do valor cobrado nas notas fiscais aos síndicos, em alguns casos esta atitude parte do próprio gestor. O síndico correto pode recusar o recebimento, inclusive exigir o valor como desconto ao condomínio ou creditar o condomínio pela devolução de parte do gasto (em 30 anos só conheci 1 síndico que fazia isso). O síndico conservador, recusa-se a contratar ou comprar de fornecedores que agem dessa forma (conheço muitos que agem dessa forma). Somente um auditor experiente poderá perceber essa prática a partir da vivência na atividade e, agindo dentro de sua atribuição, identificará o problema e, obrigado pelo seu conselho de classe, irá a informar para a assembleia este fato em relatório.
O Conselho de Fiscalização
Todo condomínio possui um conselho fiscal, mas isso é opcional, segundo a lei "Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico". (Lei nº 10.406, 10 de janeiro de 2002)
Embora seja opcional, a sua inexistência é, no mínimo, uma irresponsabilidade absurda do conjunto de proprietários pois não haveria ninguém para fiscalizar os gastos e contas utilizadas pelo síndico. Não é uma função secundária e, muito menos, uma atividade burocrática. Do ponto de vista prático, dar parecer sobre as contas do síndico significa exatamente oferecer o seu parecer sobre a gestão e não simplesmente sobre os números financeiros. Muitos erroneamente confundem esta atribuição com a função administrativa, que é de responsabilidade civil e criminal do síndico, a quem cabe exercer a gestão e responder pelo atos e decisões tomadas.
Esse detalhe não é percebido pela maioria dos condomínios. O conselho fiscal dá um parecer sobre a obrigação do síndico de prestar contas da gerência, sendo que gerência significa o conjunto de decisões tomadas, inclusive as financeiras. Mas, é comum que os conselhos fiscais não façam anotações e relatórios sobre as decisões não financeiras, relacionadas a gestão, em desacordo com a lei. Embora o auditor deva informar essa deficiência, o foco das auditorias geralmente não inclui as atribuições do conselho fiscal, o que é um pouco estranho.
Do ponto de vista jurídico, o parecer mais amplo do conselho se explica porque "Compete ao síndico... prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas", e esse artigo da lei não limitou a prestação de contas simplesmente aos números contábeis, receitas e despesas. E, tratando-se de um bem comum não haveria porque limitar o parecer do conselho simplesmente à veracidade de documentos ou apropriação indevida de recursos do condomínio, assim como a auditoria administrativa não se limita. (Artigo 1348 da Lei nº 10.406 de 10 de Janeiro de 2002)
Auditoria administrativa
Diferentemente da auditoria contábil, que é muito utilizada em condomínios, a auditoria administrativa faz o seu trabalho baseando-se nas funções administrativas. E, aqui cabe uma diferenciação entre as duas formas de auditoria.
O código de ética do administrador e a descrição da profissão definem claramente que o administrador é obrigado a informar toda e qualquer irregularidade ao proprietário do negócio (nesse caso, a assembleia). Isso significa que, quando existirem problemas, o síndico será contrariado porque mesmo que ele tenha sido o contratante, o auditor administrativo não o poupará de apontamentos de irregularidades.
Ao mesmo tempo, o auditor administrador que foi contratado pelo conselho por alguma desconfiança do síndico não deixará de contatar o síndico para os esclarecimentos, embora normalmente faça isso por intermédio do conselho.
A questão nessas duas situações é que para o administrador, o proprietário da empresa (condomínio) é a assembleia, a quem ele unicamente direciona seu relatório de auditoria.
Talvez esse seja o lado ingrato da atividade de auditoria administrativa: o síndico que tem dificuldades em explicar suas decisões normalmente prefere que esse tipo de auditoria não seja feito, prefere algum outro tipo que não envolva questões que vão além dos números propriamente ditos e chamados incorretamente de contabilidade do condomínio.
Uma outra questão que diferencia a auditoria administrativa da auditoria contábil é que na primeira, a qualidade e capacidade de controlar dos meios utilizados pelo síndico serão avaliados. O administrador deve informar quais controles estão faltando, inclusive orientando como fazê-los, por obrigação da profissão. Por outro lado, a auditoria contábil é impedida de avaliar os controles por força de determinação do Conselho Federal de Contabilidade, pois isso é atribuição exclusiva do Administrador. Do ponto de vista de conhecimento, o curso de contabilidade não ensina como criar controles efetivos, mas ensina como utilizá-los, pois seu papel maior é o de gerar informações, não as funções que são do trabalho do administrador.
Enquanto a auditoria contábil usa meios amostrais para avaliar se os dados da contabilidade estão corretos, justamente porque pressupõe que está sendo usada a contabilidade na sua forma mais completa, o administrador parte do princípio que a contabilidade usada é a contabilidade gerencial, que não tem nenhuma obrigação de que os números correspondam à realidade e, portanto, audita a partir de contas bancárias e usa os relatórios recebidos apenas como referência. Não é incomum que os relatórios recebidos para auditoria tenham inconsistências como erro de soma e, até mesmo, valores e lançamentos na contabilidade gerencial que desaparecem de um mês para outro.
A auditoria contábil, portanto, não é completa para auditar condomínios porque se limita a uma parte do que a lei estabelece sobre a atividade do síndico, que vai além de receber cotas, pagar as contas e prestar contas.
Torne-se um auditor de condomínios
Para tornar-se um auditor para condomínios, é pressuposto que seja um administrador formado, registrado no Conselho Federal de Administração, com alguns anos de convivência na gestão de vários condomínios e conhecimento dessa área. É recomendável que tenha se registrado como auxiliar da justiça no fórum e como perito no Conselho Federal de Administração. É imprescindível que tenha completado um ou vários cursos para formação de síndicos e um bom conhecimento sobre a jurisprudência pertinente.
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Se você é um estudante de administração ou cursos similares na área de negócios você poderá ser um auditor profissional. A partir do seu último ano de curso você já pode requerer a sua credencial de profissional de administração junto ao Conselho Federal de Administração. O passo complementar é estudar, profundamente, as leis pertinentes a condomínios e, como sugestão essencial, busque um estágio em uma administradora de condomínios. Se você mora em um condomínio, peça em assembleia para fazer parte do Conselho para adquirir a vivência que é absolutamente necessária para você saber mais sobre o funcionamento interno de condomínios. Lembre-se que no seu curso não há nenhuma disciplina sobre isso, são raríssimos os cursos que incluem esse conteúdo, então é você quem deve buscar complementar seu conhecimento. Se achar necessário conversar sobre isso, escreva para mim, vou ter imenso prazer em ver seu progresso nessa área. Faça contato por aqui mesmo, responderei tão logo quanto possível.